Étude de cas · Promdeo

Chaque demande arrive déjà prête.

Comment Teoplan a transformé la gestion des demandes de Promdeo, commissionnaire en douane à Roissy-CDG : de la demande du client jusqu'au dossier opérationnel, sans ressaisie.

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Commissionnaire en douane Fret et dédouanement Automatisation Odoo Relation client

PromdeoRésultats

En un coup d'œil

Types de demandes reconnus17

DevisPrêt à l'arrivée

Dossier opérationnelOuvert à l'accord

Documents et échangesAu même endroit

Ressaisie0

De la demande du client au dossier opérationnel

Le client

L'expertise douanière au cœur de Roissy.

Fondé en 2020 et installé à l'aéroport de Roissy-Charles-de-Gaulle, Promdeo est un commissionnaire en douane indépendant, enregistré comme représentant en douane. Son équipe s'appuie sur seize ans d'expérience du dédouanement.

Promdeo accompagne ses clients dans les principaux ports et aéroports de France.

Dédouanement export Dédouanement import Air · Mer · Route Transit Carnets ATA Transbordement Dédouanement des passagers Cotations de fret maritime et aérien

Le défi

Des demandes qui arrivent de partout.

Chaque jour, les demandes affluent : formulaires du site, e-mails de clients, messages transférés par l'équipe. Toutes arrivaient bien dans Odoo, mais chacune demandait un travail de préparation avant de pouvoir être traitée.

01

Un tri à la main

17 types de demandes différents

Pour chacune, il fallait lire le message, identifier la prestation, puis construire le devis correspondant.

02

Des informations recopiées

Tout était déjà dans la demande

Numéro de dossier, référence du client, nom du demandeur : autant d'informations qu'il fallait pourtant ressaisir.

03

Un dossier éclaté

Des pièces restées en amont

À l'accord du client, l'équipe opérationnelle devait retrouver les pièces jointes et les échanges, restés dans la demande d'origine ou dans les boîtes mail.

Le déclic

L'information était déjà dans la demande. Il suffisait de la lire.

L'objet de chaque demande indiquait la prestation attendue et la référence du client. Plutôt que de demander aux équipes de la recopier, Odoo pouvait la reconnaître et préparer le dossier tout seul.

La mission de Teoplan

Un dossier prêt dès l'arrivée de la demande.

Teoplan a automatisé le parcours commercial de Promdeo de bout en bout, de la première demande jusqu'au lancement de l'opération.

1

La demande arrive
Du site ou d'un e-mail, elle est enregistrée et numérotée

2

Le devis se prépare
Odoo reconnaît la prestation et propose le devis adapté, avec ses lignes

3

Le client est informé
Accusé de réception bilingue immédiat, avec la référence du dossier

4

Le client valide
Le devis devient une commande

5

L'opération démarre
Le dossier s'ouvre : étapes, tâches, documents et historique

Des devis prêts à l'arrivée

Chaque demande arrive avec sa référence client et le bon devis, quelle que soit la prestation : douane, fret ou passagers. Le commercial n'a plus qu'à ajuster et envoyer.

Un dossier complet à la validation

Dès que le client donne son accord, l'équipe opérationnelle dispose d'un dossier prêt à l'emploi, nommé et relié à la commande, avec toutes les pièces transmises par le client.

Une conversation qui garde le fil

Le client répond simplement à l'accusé de réception pour compléter sa demande. Ses compléments rejoignent directement son dossier, au lieu de créer une nouvelle demande.

Le point d'attention

Retrouver le vrai client derrière chaque demande.

Une demande qui arrive par e-mail ne vient pas toujours du client lui-même. Il fallait l'anticiper pour que chaque réponse parte à la bonne personne.

Repéré au cadrage · Expéditeur des demandesAnticipé

01 · Le besoin

Des demandes au nom de Promdeo

Les formulaires du site, comme les messages transférés par l'équipe, arrivaient au nom de Promdeo et non du client qui avait fait la demande.

02 · Le risque

Un client jamais confirmé

Sans correction, l'accusé de réception et les réponses seraient partis vers les boîtes internes de Promdeo, et le client n'aurait jamais reçu de confirmation.

03 · La solution

L'adresse lue dans la demande

Odoo lit le contenu de la demande pour retrouver l'adresse du client, que ce soit dans le formulaire ou dans le message transféré, et écarte les adresses internes.

Résultat : l'accusé de réception et les réponses partent directement au client, et ses compléments reviennent dans le bon dossier.

Les résultats

Des équipes recentrées sur la douane.

De la demande au dossier prêt, sans ressaisie.

Libérées du tri et de la recopie, les équipes de Promdeo se consacrent à ce qui fait leur valeur : l'expertise douanière, l'optimisation des flux de leurs clients et la réactivité.

17types de demandes reconnus automatiquement

0ressaisie de la demande au dossier

AvantAvec Teoplan

Le parcours d'une demande

Réception À identifier → Numérotée

Devis À la main → Prêt à l'arrivée

Client Sans confirmation → Accusé immédiat

Validation Dossier à créer → Ouvert automatiquement

Suivi Échanges dispersés → Tout dans le dossier

Survolez le tableau

Le témoignage

Ce qu'en dit Promdeo.

★★★★★

Sébastien est un véritable partenaire stratégique qui nous a fait gagner un temps précieux, y compris sur l'organisation et l'automatisation alors que je pensais déjà bien maîtriser ces aspects. Il a rapidement compris nos besoins malgré les spécificités de notre métier. Grâce à lui, je peux enfin me concentrer sur mon cœur de métier.