Application Odoo · Documents et Signature

Tous vos documents rangés tout seuls, signés en ligne.

Factures, contrats, pièces RH : déposés ou reçus par e-mail, ils trouvent seuls leur dossier. Et quand il faut une signature, vos clients signent en ligne, dans l'ordre prévu, avec un journal de preuves pour chaque étape.

Réservez votre appel → Les liens avec Odoo

Tri automatique Demandes de documents Signature à plusieurs

Odoo Documents et Signature · le classeur et le stylo de l'entreprise

Le constat

Des fichiers partout, et des contrats qui attendent une signature.

Les factures dorment dans une boîte mail, les contrats dans un drive, les pièces RH dans un tiroir. Et chaque signature passe par une impression, un scan et une relance.

C'est la fin :

Des pièces jointes à classer une par une, à la main.

Des factures fournisseurs ressaisies ligne par ligne en comptabilité.

Des relances par mail pour obtenir un justificatif d'un client.

Des contrats imprimés, signés, scannés, puis perdus.

Déposer et ranger

Vous déposez, Odoo range.

Glissez un fichier ou envoyez-le par e-mail : il arrive dans le bon dossier, avec ses étiquettes. Finance, Juridique, Contrats, Assurances : une arborescence est déjà prête, à adapter à votre entreprise.

@

Une adresse e-mail par dossier

Transférez un mail à l'adresse d'un dossier : chaque pièce jointe devient un document, avec les étiquettes du dossier. Une tâche peut même être créée pour la personne qui doit le traiter.

Boîte de réceptionÉtiquettesActivité

Le tri par l'IA

Écrivez la consigne du dossier en français : l'IA lit chaque fichier, le renomme, le déplace et pose les étiquettes.

La recherche dans le texte

Retrouvez un document par un mot qu'il contient, pas seulement par son nom.

Les versions gardées

Chaque nouvelle version garde les précédentes, et un fichier se verrouille pendant qu'on le modifie.

Des PDF à découper

Un scan de dix factures ? Divisez-le page par page en documents séparés, sans quitter Odoo.

Zéro ressaisie

La facture déposée devient une écriture comptable.

Depuis la boîte de réception, un clic sur « Facture fournisseur » crée la facture en comptabilité. Odoo lit alors le PDF et remplit fournisseur, numéro, dates, montants et IBAN. Vous n'avez plus qu'à vérifier.

1

Facture reçue
Par e-mail ou par glisser-déposer

Documents

2

Reconnue
Par vous, ou par l'IA du dossier

Documents

3

Facture créée
En brouillon, PDF joint

Compta

4

Lue automatiquement
Fournisseur, montants, échéance

Compta

5

Classée par journal
Dans le dossier Finance

Documents

Achats, ventes, banque

Facture ou avoir fournisseur, facture ou avoir client, pièce diverse, relevé bancaire : chaque type a son action.

Les factures électroniques

Les factures reçues par le réseau Peppol peuvent arriver directement dans un dossier Documents. La facturation électronique avec Odoo →

Les rapports archivés

Bilan, grand livre ou déclaration : un rapport comptable s'exporte en un clic dans le dossier de votre choix.

Partager et collecter

Envoyer un document, ou en réclamer un, sans pièce jointe.

Clients, fournisseurs, salariés : chacun accède à ce qui le concerne par un lien, et dépose ce que vous attendez de lui au bon endroit.

Un lien, deux niveaux d'accès

Visionneur ou éditeur, pour un fichier ou un dossier entier. Invitez des contacts avec un message, et fixez une date d'expiration.

Partage

Une demande de document

Attestation, Kbis, justificatif : Odoo envoie la demande par e-mail avec une échéance, 30 jours par défaut. Le fichier reçu arrive dans le dossier prévu, déjà étiqueté.

Collecte

Un dossier où l'on dépose

Partagé en édition, un dossier affiche un bouton « Charger » : votre client y dépose ses pièces, même sans compte.

Dépôt

Un espace client

Depuis leur portail, vos clients retrouvent tous les documents partagés avec eux, et ceux qu'ils ont à signer.

Portail

Des accès sous contrôle

Chaque changement d'accès est historisé sur le document. Un fichier supprimé reste 30 jours dans la corbeille.

Sécurité

Signature électronique

Un contrat signé en ligne, par tous, dans le bon ordre.

Envoyez un PDF à signer depuis Odoo, ou depuis Documents en un clic sur « Signer ». Vos signataires signent sur ordinateur ou sur téléphone, sans compte Odoo.

Plusieurs signataires, dans l'ordre : le suivant reçoit la demande quand le précédent a signé
Des modèles réutilisables : signature, initiales, cachet, date, cases à cocher, champs préremplis depuis la fiche du contact
Des relances automatiques : tous les 7 jours par défaut, et une date de validité au-delà de laquelle la demande expire
Le bon canal : e-mail, lien partagé ou WhatsApp, avec un code par SMS pour vérifier l'identité si besoin
Personne n'est oublié : les contacts en copie reçoivent le document signé, ou le motif d'un refus

Signature · Mes documents

Planifié1

Avenant clientEnvoi lundi 9 h

À signer2

Contrat de prestation1 / 2 · le client, puis le gérantRelance envoyée

Bon pour accordValide jusqu'au 30

Signé3

Contrat de travailRangé dans le dossier RH

Procès-verbalJoint au projet

Bail commercialCertificat joint

Demandes du mois (exemple)6

La preuve

Chaque signature laisse une trace vérifiable.

Une signature n'a de valeur que si l'on peut prouver qui a signé, quoi et quand. Odoo enregistre chaque étape et joint un certificat au document signé.

Chaque action horodatée

Création, consultation, signature, refus : chaque événement est daté, avec l'adresse IP et la géolocalisation du signataire.

Un journal inaltérable

Chaque signature est chaînée à la précédente par une empreinte SHA-256. Le journal ne peut être ni modifié ni supprimé, et Odoo en vérifie l'intégrité.

Le certificat d'achèvement

Un PDF joint au document signé : participants, événements de signature, journaux d'accès et empreinte finale.

Le cachet de votre entreprise

Avec votre certificat (fichier .pfx ou .p12), Odoo scelle cryptographiquement le PDF signé à son nom.

L'identité vérifiée

Code unique par SMS avant de signer et, dans les pays couverts, identification ou signature qualifiée via itsme®.

Le document au bon endroit

Une copie signée est jointe à la fiche liée, devis, projet ou employé, et peut partir dans le dossier Documents de votre choix.

Le point d'attention

Le bon niveau de signature pour chaque document.

Un devis, un contrat de travail et un acte réglementé n'exigent pas tous la même signature. Mieux vaut décider au cadrage quel document passe par quel circuit.

À trancher au cadrage · Niveau de signatureAnticipé

01 · Le besoin

Tout signer en ligne

Devis, contrats, procès-verbaux, documents RH : sans papier, et avec une preuve solide en cas de litige.

02 · Le risque

Un niveau mal choisi

Certains documents demandent une signature qualifiée au sens du règlement européen eIDAS, que le circuit standard ne fournit pas.

03 · La solution

Un circuit par type de document

Le standard, avec journal, certificat, code SMS et cachet de l'entreprise, pour la plupart des cas. La signature qualifiée via itsme® là où elle est disponible et exigée.

Bon à savoir : ce choix se fait avec vous, document par document, pendant la mise en place. Notre méthode d'intégration Odoo →

Connectée au reste

Documents et Signature parlent à vos autres applications.

Les modules de liaison s'installent d'eux-mêmes dès que les deux applications sont présentes : les pièces jointes de chaque métier se retrouvent dans Documents, et tout ce qui se signe part de la fiche concernée.

Comptabilité

Factures, avoirs et relevés créés depuis un document, rangés dans un dossier par journal.

Découvrir Odoo Comptabilité →

IA

Tri des dossiers par consigne, création des factures, et rédaction du message d'une demande de signature.

Découvrir l'IA dans Odoo →

Projet

Chaque projet a son dossier. Un document signé depuis une tâche y est proposé directement.

Découvrir Odoo Projet →

Employés

Un dossier par salarié, et les documents à signer envoyés depuis sa fiche ou son plan d'intégration.

Découvrir Odoo Ressources humaines →

Notes de frais

Une photo ou un PDF de ticket devient une note de frais en un clic.

Découvrir Odoo Ressources humaines →

Parc automobile

Carte grise, contrats et factures de chaque véhicule rangés dans un dossier dédié.

Découvrir Odoo Parc automobile →

Validations

Les pièces jointes des demandes de validation sont classées dans leur propre dossier.

Produits

Une fiche technique ou une photo déposée peut créer la fiche produit correspondante.

Site Web

Les liens de partage utilisent l'adresse de votre site, pour des envois à vos couleurs.

Découvrir Odoo Site Web →

Nouveau

Odoo 20 est là : découvrez ce qui change.

Des agents IA qui agissent, un mode hors ligne, des nouveautés pensées pour la France : l'essentiel, application par application.

IA qui agit Mode hors ligne Spécial France

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Questions fréquentes

Odoo Documents et Signature, en clair.

Votre question n'a pas de réponse ici ? Contactez-nous.

Qu'est-ce qu'un logiciel de signature électronique ?

C'est l'outil qui permet de faire signer un document en ligne, à distance, en gardant la preuve de qui a signé et quand. Dans Odoo, c'est l'application Signature, associée à Documents pour la gestion électronique des documents (GED) : vos fichiers sont classés, partagés et signés au même endroit. Voyez comment d'autres PME ont organisé leur gestion dans nos études de cas.

Mes signataires doivent-ils avoir un compte Odoo ?

Non. Ils reçoivent un lien personnel par e-mail ou par WhatsApp, ou vous leur partagez un lien. Ils signent depuis un navigateur, sur ordinateur ou sur téléphone.

Une signature faite dans Odoo a-t-elle une valeur de preuve ?

Odoo conserve pour chaque signature un journal horodaté et inaltérable (adresse IP, géolocalisation, empreinte), et joint un certificat d'achèvement au document. Pour les documents qui exigent une signature qualifiée, Odoo passe par itsme®, disponible dans certains pays : c'est un point à valider au cadrage.

Peut-on recevoir les factures fournisseurs directement dans Documents ?

Oui. Chaque dossier peut avoir sa propre adresse e-mail : vos fournisseurs y envoient leurs factures, qui deviennent des documents prêts à être transformés en factures comptables et lus automatiquement.

Mes clients peuvent-ils me transmettre leurs pièces sans e-mail ?

Oui. Envoyez une demande de document avec une échéance, ou partagez un dossier en édition : votre client dépose ses fichiers depuis un lien, et ils arrivent directement au bon endroit.

Documents et Signature sont-ils compris dans l'abonnement ?

Oui, ce sont deux applications de l'édition Enterprise. Certains services se consomment en crédits : la lecture automatique des factures, les codes SMS et la signature qualifiée. Le détail est sur notre page coûts d'un projet Odoo.

La plateforme

Toutes vos activités sur LA plateforme la plus complète du marché.

Odoo réunit toutes vos activités dans une seule base. Voici les 20 applications qui comptent le plus pour une TPE ou une PME, toutes reliées entre elles.

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En 30 minutes, nous faisons le point sur vos documents, vos circuits de signature et vos factures, et sur ce qu'Odoo Documents et Signature peut vous faire gagner.

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